Wie manage ich meine Zeit am besten?

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Zeit optimal managen

Tempus fugit. Dieses lateinische Sprichwort fasst zusammen, was seit Anbeginn Realität ist und die Menschen seit Tausenden Jahren begreifen: die Zeit flieht und vergeht. Zeit ist eine Ressource, die für alle Menschen gleichermaßen vorhanden ist und die man nicht speichern oder erwerben kann. Die Zeit ist für alle gleich. Trotzdem scheinen manche Menschen besser mit der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit zurecht zu kommen als andere. Ihnen läuft die Zeit davon. Der Tag hat nicht genügend Stunden um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Dabei ist Zeitmanagement etwas, das man lernen und verbessern kann. Damit man auch Zeit für die wichtigen Dinge im Leben hat!

Was ist Zeitmanagement?

Viele Experten ärgern sich an dem Namen Zeitmanagement. Denn die Zeit lässt sich nun mal nicht managen. Ein Tag hat immer 24 Stunden, egal wie sehr man dies zu managen versucht. Dabei beschreibt Zeitmanagement die effektive und effiziente Nutzung der Zeit, die einem zu Verfügung steht. Aus diesem Grund bevorzugen Einige den Namen Selbstmanagement. Doch egal, wie man es nennt, es beinhaltet stets die gleichen Prinzipien. Zeitmanagement bedeutet dabei den eigenen Arbeitsalltag, aber auch die Freizeit, bewusst in die Hand zu nehmen und so zu strukturieren, dass anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums bewältigt werden.

Wichtige Inhalte des Zeitmanagements sind dabei Planung, Organisation, Motivation und Zielsetzung. Konkret umfasst Zeitmanagement folgende Punkte:

  • Sich Ziele setzen
  • Sich selbst organisieren
  • Sich einen Überblick über die Aufgaben machen
  • Seine Aufgaben zu planen
  • Zu Priorisieren
  • Und die eigene Motivation beizubehalten.

Im Kern bedeutet es also bessere Entscheidungen zu treffen. Dabei ist jedoch nicht jeder Mensch gleich empfänglich für Zeitmanagement. Einige brauchen die Spontanität und die Flexibilität. Was jedoch nicht heißt, dass man sich beim Zeitmanagement strikt an die eigene Planung halten muss. Im Grunde ist es ein iterativer Prozess, in dem man sich stets fragen sollte: „Bringt mich das, was ich zurzeit tue, meinen Zielen näher?“ Sollten Sie diese Frage einmal verneinen, verschwenden Sie Ihre Zeit für unwichtige Aufgaben.

Bevor wir näher in die Methoden und Möglichkeiten eintauchen, wie Zeitmanagement betrieben werden kann, schauen wir uns an warum wir überhaupt in Zeitbedrängnis geraten.

Gründe für Zeitbedrängnis

Neben dem offensichtlichen Aspekt, dass Zeit nun mal begrenzt ist, gibt es weitere Gründe warum wir in Zeitnot geraten. Diese Aspekte sind dann durch Eigenverschulden zustande gekommen. Das Gute daran ist jedoch, dass dies auch durch eigenes Zutun wieder behoben werden kann. Hier also die prominentesten Gründe für Zeitbedrängnis.

Unklare Prioritätensetzung

Ein weitverbreiteter Fehler besteht darin die eigenen Prioritäten falsch zu setzen. Gute Zeitmanager müssen herausfinden was relevant ist und was nicht. Wichtig dabei ist wiederum was zum Erreichen der eigengesetzten Ziele von Bedeutung ist. Schafft man es nicht die richtigen Prioritäten zu setzen, begibt man sich in eine Abwärtsspirale. Eigentlich wichtige Dinge werden liegen gelassen und nicht bearbeitet. Dadurch gerät man in noch größere Zeitbedrängnis.

Mangelnde & schlechte Kommunikation

Im Arbeitsalltag ist eine gute Kommunikation erforderlich um die Arbeit erfolgreich zu bestreiten. Bleibt die Kommunikation auf der Strecke werden unwichtige Aufgaben bearbeitet oder nicht wie erfordert ausgeführt. Dies führt weiterhin zu schlechtem Zeitmanagement und somit zu unnötiger Zeitnot.

Schlechte Planung

Eine gute Planung kann die Effektivität und Effizienz mit der Aufgaben erledigt werden, grundlegend verbessern. So nimmt die Planung an sich zwar auch schon eine gewisse Zeit in Anspruch, die Zeit die man dadurch jedoch spart, rechtfertigt dies aber durchaus. Durch eine gute Planung erhält man einen Überblick und kann dadurch die eigene Zeit besser managen.

Individuelle Aspekte

Zu guter Letzt sind die eigenen Unzulänglichkeiten aber auch Teil schlechten Zeitmanagements. Eine chaotische Arbeitsweise, Vergesslichkeit oder der Hang zu Prokrastination erschweren eine effektive Arbeitsweise noch weiter.

Methoden und Strategien

Kommen wir nun zu Methoden und Strategien, wie gutes Zeitmanagement betrieben werden kann. Die zentrale Frage dabei lautet stets:  „Bringt mich das, was ich tue, meinen Zielen näher?“ Somit ist es zuallererst wichtig eigene Ziele zu formulieren. Diese Ziele sollten im Idealfall SMART sein, das bedeutet spezifisch, messbar, anspornend, realistisch und terminierbar. Zu den weiteren Strategien gehört es die Aufgaben zu priorisieren, also nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und abzuarbeiten. Des Weiteren sollten große Aufgaben in kleine Teilaufgaben aufgespalten werden und bestimmte Arbeiten an Andere abgegeben (delegiert) werden, soweit dies möglich ist. Dies alles sollte in einem Tagesplan zusammengefasst werden, der sämtliche Aufgaben enthält, aber auch Zeit für spontan anfallende Arbeiten beinhaltet. Darüber hinaus ist es essenziell auch Pausen und freie Zeit in den Tagesplan mit einzubeziehen. Eine gewisse Erholung von der Arbeit wie Sport oder Treffen mit Freunden helfen den Kopf frei zu kriegen und danach die Arbeit wieder motiviert angehen zu können. Arbeit allein ist auf Dauer schädlich für den Menschen und senkt so die Produktivität des Individuums.

Von den Methoden zum Zeitmanagement ist die To-Do-Liste wohl die bekannteste. Das Aufschreiben von Aufgaben hilft die Gedanken zu ordnen und sich so auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Das Streichen der Aufgaben hebt darüber hinaus die Motivation für die anstehende Arbeit. Dabei sollte stets die schwierigste Aufgabe zuerst bearbeitet werden. Alles danach wird dann umso einfacher erscheinen. Nicht ganz so bekannt, aber von ähnlichem Prinzip ist die Not-To-Do-Liste. Hierbei schreibt man sich alle Aktivitäten auf, die man heute nicht angehen sollte. Dazu gehören Dinge wie das Checken der sozialen Netzwerke oder private E-Mails zu lesen. Somit sollen Zeitdiebe und Ablenkungen eliminiert werden.

Die Getting Things Done Methode von David Allen greift die Priorisierung der Aufgaben auf. Demnach sollen alle Aufgaben erfasst und nach ihrer Dringlichkeit sortiert werden. Sehr wichtige Aufgaben, die jedoch mit wenig Arbeitsaufwand verbunden sind, wie das Schreiben einer wichtigen Mail, sollten sofort erledigt werden. Danach hat man Zeit sich der wichtigen Aufgaben anzunehmen. So wird auch der wichtige Kleinkram nicht vergessen.

In eine ähnliche Richtung geht auch das Prinzip der Eisenhower-Matrix. Diese 4-Felder-Matrix ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. So entstehen vier Aufgabenformen: dringend und wichtig, dringend aber nicht wichtig, wichtig aber nicht dringend und weder wichtig noch dringend. Die Aufgaben der letzten Gruppe können vernachlässigt werden. Die Aufgaben aus dem ersten Bereich haben oberste Priorität und sollten zuerst erledigt werden. Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben können delegiert werden.

Eine Einteilung der Aufgaben wird auch in der ABC-Methode vorgenommen. Hierbei werden die Arbeiten kategorisiert. A-Aufgaben sind sehr wichtig und sollten sofort erledigt werden. B-Aufgaben sind weniger wichtig und sollten später erledigt oder delegiert werden. C-Aufgaben hingegen sind kaum wichtig und können daher delegiert oder sogar verworfen werden.

Wichtig bei allen Zeitmanagement-Methoden ist jedoch auch, dass diese nicht mehr Arbeit machen sollen als die Arbeit selbst. So sollten diese Methoden je nach Typ und Tagesform individuell angewendet werden.

Kontrolle

Hat man nun alle Methoden eingesetzt und die Grundprinzipien befolgt, ist es daran die Ergebnisse zu kontrollieren. Dabei ist wieder die wichtige Frage ob die Ziele eingehalten und erreicht wurden. Entdeckt man jedoch noch Verbesserungspotenzial und etwaige Missstände sollten Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. So kann mit jeder neuen Aufgabe, die dazukommt geklärt werden, wie diese in den Plan integriert wird. Somit sollte man sich ständig fragen, ob die anstehenden Tätigkeiten nach Priorität geordnet sind. Wurden kleinere Aufgaben zu Blöcken zusammengefasst? Wurden Störfaktoren und Zeitdiebe eliminiert? So betreibt man stetig Zeitmanagement und teilt sich seine Zeit effektiv und effizient ein.

Bei all der Arbeit sollten jedoch die anderen Lebensbereiche nicht vernachlässigt werden. Der Umgang mit Freunden und die Einbindung in ein soziales Netzwerk helfen einem Individuum stressresistenter zu werden und helfen somit indirekt wiederum die Arbeit besser erledigen zu können. Aber auch die Zeit für sich selbst sollte in den Zeitplan integriert werden.

Es kann also mit ein paar klugen Methoden und der richtigen Herangehensweise ein solides Zeitmanagement betrieben werden. Dadurch erledigt man Aufgaben effektiver und effizienter und gerät nicht mehr so leicht in Zeitnot. Auch für das Lernen für Prüfungen ist Zeitmanagement ein wichtiger Aspekt um erfolgreich zu sein. Die Zeit vergeht und scheint manchmal zu fliehen. Doch wir können selbst entscheiden, wie wir diese Zeit nutzen. Tempus fugit.